Kameradschaftskasse führen und prüfen.
Einmal im Jahr prüfen zwei Kameraden die Kameradschaftskasse. Oft kommt der Ordner erst kurz vor der Versammlung, ein paar Belege fehlen, und keiner weiß genau, worauf er achten soll. Dabei geht es um das Geld der ganzen Wehr. Hier steht, wie du die Kasse übers Jahr so führst, dass die Prüfung kurz wird, und was die Prüfer der Reihe nach ansehen.
Ratgeber von Wehrpunkt · Stand
Was eure Satzung regelt, gilt zuerst
Wie eine Kameradschaftskasse geführt und geprüft wird, ist nicht überall gleich. In Schleswig-Holstein regeln viele Gemeinden sie als Sondervermögen in einer eigenen Satzung. Die Satzung der Stadt Husum von 2016 etwa verlangt Belege für jede Zahlung und eine Prüfung im Jahr durch zwei Kassenprüfer, die nicht zum Wehrvorstand gehören.
Der Landesfeuerwehrverband Schleswig-Holstein bietet dazu eine Mustersatzung, ein Haushaltsprogramm und eine Checkliste für die Kassenprüfung zum Herunterladen. Für verbindliche Auskünfte verweist er an die Gemeinde. Für einen Förderverein gilt dessen Vereinssatzung. Lies also zuerst die Satzung, die für eure Kasse gilt.
Die Kasse übers Jahr führen
Eine gute Prüfung beginnt im Januar, nicht im Dezember. Mit diesen sieben Gewohnheiten liegt am Jahresende alles bereit.
- Beleg sofort ablegen. Nummer auf den Beleg, dieselbe Nummer ins Kassenbuch.
- Zeitnah buchen. Datum, Betrag, Zweck und Kategorie, der Reihe nach, ohne Lücken.
- Vor dem Zahlen freigeben lassen. Wer bis zu welchem Betrag entscheidet, steht in der Satzung oder in einem Beschluss.
- Wenig Bargeld. Die Barkasse regelmäßig zu zweit zählen und das Ergebnis mit Soll und Ist aufschreiben.
- Ersatzbeleg nur als Ausnahme. Mit Datum, Betrag, Zweck, Grund und zweiter Unterschrift.
- Kassen nicht mischen. Ausgaben des Fördervereins laufen nie über die Kameradschaftskasse und umgekehrt.
- Jahr abschließen. Bar und Konto abstimmen, Bericht schreiben, Unterlagen den Prüfern geben.
Checkliste für die Kassenprüfung
Mit dieser Liste gehen die Prüfer die Kasse Schritt für Schritt durch. Steht in eurer Satzung oder in der Checkliste eures Landesverbands mehr, nehmt das dazu.
| Was du prüfst | Woran du es erkennst |
|---|---|
| Anfangsbestand | Er ist gleich dem Endbestand im Bericht des Vorjahres. |
| Kassenbuch | Es läuft ohne Lücken, die Belegnummern folgen aufeinander. |
| Belege | Zu jeder Buchung gibt es einen Beleg mit Datum, Betrag und Zweck. |
| Freigaben | Ausgaben über der vereinbarten Grenze hat jemand anderes freigegeben als der, der gebucht hat. |
| Barkasse | Ihr zählt gemeinsam. Gezählter Bestand und Buchbestand sind gleich, oder die Differenz ist erklärt. |
| Bankkonto | Der Kontoauszug zum Stichtag zeigt denselben Stand wie das Kassenbuch. |
| Einnahmen | Feste, Spenden und Zuschüsse stehen vollständig drin, Spenden sind so angenommen, wie es die Satzung verlangt. |
| Plan | Die Ausgaben passen zum beschlossenen Plan, Abweichungen sind begründet. |
| Trennung | Keine Buchung der Kameradschaftskasse liegt beim Förderverein oder umgekehrt. |
| Inventar | Verlangt eure Satzung ein Bestandsverzeichnis, ist es aktuell. |
Der Prüfbericht
Am Ende schreiben die Prüfer auf, was sie gesehen haben. Ein kurzer Bericht reicht, wenn er diese Punkte enthält: Datum der Prüfung, Namen der Prüfer, geprüfter Zeitraum, was ihr geprüft habt, ob ihr alles oder Stichproben angesehen habt, was euch aufgefallen ist und eure Empfehlung an die Versammlung. Beide Prüfer unterschreiben.
Legt den Prüftermin früh fest, am besten gleich im Jahresplan der Wehr, mit ein paar Wochen Abstand zur Versammlung. Dann bleibt Zeit, offene Fragen zu klären.
Fehler sind kein Drama. Wichtig ist, dass sie erklärt und korrigiert sind. Eine Korrektur steht als eigene Buchung im Kassenbuch, statt dass jemand eine alte Zeile überschreibt.
So geht es mit Wehrpunkt
Die Kasse von Wehrpunkt ist ein Modul für Kameradschaftskasse und Förderverein, als getrennte Kassenkreise. Der Kassenwart fotografiert den Beleg in der App, ohne Beleg lässt sich nichts einreichen. Wer eine Buchung erfasst hat, gibt sie nicht selbst frei. Ab einem Betrag, den ihr festlegt, zeichnen zwei. Nach der Freigabe ändert niemand mehr eine Buchung, korrigiert wird per Storno.
Beim Kassensturz bestätigt eine zweite Person mit „Ich habe mitgezählt“. Zum Jahresende stimmst du die Konten ab, der Prüfvermerk wird erfasst, und der Bericht an die Stadt entsteht im Layout der Vorlage des Landesfeuerwehrverbands Schleswig-Holstein. Für andere Bundesländer passen wir ihn auf Anfrage an. Kontoauszüge holt Wehrpunkt nicht von der Bank, das bleibt Handarbeit.
Häufige Fragen
Wer prüft die Kameradschaftskasse der Feuerwehr?
Das regelt die Satzung, die für eure Kasse gilt. Die Satzung der Stadt Husum von 2016 verlangt zum Beispiel zwei Kassenprüfer, die die Mitgliederversammlung wählt und die nicht zum Wehrvorstand gehören. Wer bucht oder freigibt, sollte nie selbst prüfen.
Wie oft muss die Kameradschaftskasse geprüft werden?
Das steht in eurer Satzung. Die Satzung der Stadt Husum sieht zum Beispiel eine Prüfung im Jahr vor. Wenn eure Satzung nichts dazu sagt, frag bei der Gemeinde nach.
Was tun, wenn bei der Kassenprüfung ein Beleg fehlt?
Erst beim Verkäufer eine Kopie der Rechnung anfordern. Geht das nicht, schreibt der Kassenwart einen Ersatzbeleg mit Datum, Betrag, Zweck und Grund, und eine zweite Person unterschreibt. Die Prüfer vermerken den Fall im Prüfbericht.
Hilft Wehrpunkt bei der Kassenprüfung?
Die Kasse von Wehrpunkt bereitet vor, was Prüfer sehen wollen: An jeder Buchung hängt der Beleg, Freigaben und Kassenstürze sind protokolliert, und beim Jahresabschluss wird der Prüfvermerk erfasst. Die Prüfung selbst machen eure gewählten Kassenprüfer.
Quellen und Hinweis
- Kameradschaftskassen: Mustersatzung, Haushaltsprogramm und Checkliste Kassenprüfung, Landesfeuerwehrverband Schleswig-Holstein
- Satzung für das Sondervermögen Kameradschaftspflege der Freiwilligen Feuerwehr Husum (2016, PDF), Stadt Husum, als Beispiel einer Gemeindesatzung
Diesen Ratgeber schreibt das Team von Wehrpunkt. Vorgaben aus Gesetzen und Vorschriften prüfen wir an der Quelle und verlinken sie. Was eure Satzung, eure Gemeinde oder euer Land regelt, geht immer vor. Der Text ist keine Rechtsberatung. Fehler gefunden? Schreib uns an [email protected].