Für Ordnungsamt, Datenschutz und Bürgermeister
Sicherheit und Datenschutz.
In einer Wehr gibt es Gesundheitsdaten, Ausbildungsstände und Nachrichten. Hier steht, wie Wehrpunkt damit umgeht. Ihr bekommt das auch vor dem Vertrag schriftlich.
Wo die Daten liegen
- Die Server stehen bei Hetzner in Deutschland. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
- Jede Nacht entsteht eine Sicherung. Sie bleibt 14 Tage täglich und 8 Wochen wöchentlich erhalten.
- Die Gemeinde schließt mit uns einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Den Entwurf bekommt ihr vor dem Vertragsschluss zur Prüfung.
- Jede Wehr hat in der App eine Seite „Datenschutz“, auch ohne Anmeldung lesbar. Dort trägt sie Verantwortlichen, Datenschutzbeauftragten und Aufsichtsbehörde ein.
- Mitteilungen aufs Handy laufen über die Dienste von Apple, Google, Mozilla oder Microsoft. Ohne sie kommt alles per Mail.
Wer was sieht
- Was jemand sieht, hängt an Rechten, nie an Titel oder Namen. Ohne Recht bleibt die Seite zu.
- Gesundheitsdaten wie die G26.3 sieht nur die Person selbst und wer das Recht für Atemschutz hat. Als Vorgabe sind das Atemschutzgerätewart und Wehrführung, nicht Ausbildung oder IT.
- Dieses Recht vergibt nur, wer es selbst hat.
- Wer einen Aushang gelesen hat, zeigt die App nur als Zahl, nie mit Namen.
- Vom Führerschein speichert die App kein Foto und keine Nummer.
Was die Gemeinde als Gast sieht
- Mitarbeitende der Gemeinde bekommen einen eigenen Gastzugang per Einladung.
- Sie sehen nur die Räume, die die Wehr für sie freigibt, und dort nur „Belegt“, keine Namen.
- Aufgaben, Kameraden, Aushänge und den Verlauf sehen sie nie.
- Sperrt die Wehr einen Gastzugang, ist die Person sofort abgemeldet.
Anmeldung
- Mit Passkey: Face ID, Fingerabdruck oder Gerätecode. Oder mit einem Code per Mail, der 15 Minuten und nur einmal gilt. Ein Passwort ist freiwillig.
- Nach jedem neuen Passkey kommt eine Mail. So merkt jeder, wenn es nicht er war.
- Handy verloren: „Überall abmelden“ meldet alle Geräte ab. Das kann auch die Wehrführung.
- Zu jedem Gerät merkt sich die App nur Gerät, Browser und den letzten Besuch, keine IP-Adresse.
Was wann gelöscht wird
- Jede Nacht löscht die App von selbst, was nach den Fristen weg muss. Die Fristen unten sind Vorgaben, die Wehr kann sie unter Einstellungen anpassen.
- Nach dem Austritt ist der Geburtstag sofort weg. Spätestens 6 Monate danach anonymisiert die App die Person.
- Betreff und Text verschickter Mails und Mitteilungen nach 90 Tagen, einstellbar von 30 bis 365. Zu Chat-Nachrichten nach 30 Tagen.
- Nachrichten mit Fotos und Anhängen 12 Monate nach dem Ende des Termins, des Lehrgangs oder der Aufgabe.
- Buchungen, Zusagen zu Terminen, erledigte Aufgaben und der Verlauf der Änderungen nach 2 Jahren. Sitzungsprotokolle bleiben wie im Protokollbuch.
- Gesperrte Gastzugänge nach 12 Monaten. Das Foto einer G26.3, sobald eine neuere eingetragen ist.
- Jeder kann seinen Zugang selbst im Profil löschen.
Jede Änderung steht im Verlauf
- An Terminen, Lehrgängen, Aushängen, Aufgaben, Buchungen und Fahrzeugen steht, wer was wann geändert hat.
- Freie Texte stehen dort nur als „Text geändert“. Zusagen, Kennzeichen und Dateinamen stehen nie darin.
- Den Verlauf sieht nur, wer die Sache bearbeiten darf.
Die Daten gehören der Wehr
- Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist die Gemeinde als Trägerin der Feuerwehr. Wir verarbeiten die Daten nur in ihrem Auftrag und nach ihrer Weisung.
- Endet der Vertrag, bekommt ihr alle Daten zurück, danach löschen wir sie.
- Den Ausbildungsstand lädt die App als Tabelle für Excel, Sitzungsprotokolle als Word-Datei.
Was die App bewusst nicht tut
- Kein Standort, keine Ranglisten, keine Punkte.
- Ein Sprachmodell eines Anbieters bekommt nie Personendaten aus der App, nur was jemand gerade selbst eintippt. Es füllt nur vor, abschicken tut der Mensch. Die Wehr schaltet es je Rolle ab.
- Keine Alarmierung. Die bleibt bei eurem Alarmierungssystem.
Fragen von Amt und Datenschutz
Schreibt uns an [email protected]. Ihr habt einen Ansprechpartner: Vermiet IT, Marc Antonio Schulz. Preise und Vertrag auf einer Seite stehen unter Für Gemeinden.
Diese Seite beschreibt die App. Sie ist keine Rechtsberatung.
Kontakt: [email protected] · wehrpunkt.de/sicherheit · Vermiet IT